Berbagi Pengalaman Visitasi Akreditasi

Visitasi akreditasi mungkin menjadi momen yang cukup melelahkan namun ditunggu-tunggu oleh perguruan tinggi. Kampus saya baru saja melalui proses visitasi selama 3 hari berturut-turut, selalu diakhiri hingga tengah malam, bahkan di hari terakhir kami baru selesai pukul 03.00 dini hari.
Asesor yang bertugas dari Politeknik Bandung (POLBAN) dan dari ITTelkom. Dari pengalaman visitasi akreditasi kemarin, saya ingin berbagi beberapa tips untk teman-teman yang sedang mempersiapkan diri sebagai objek visitasi:

1. Setiap informasi yang dituliskan di borang harus ada bukti fisik yang lengkap. Saya katakan disini "setiap informasi", frase tersebut berlaku bahkan untuk setiap kata dan setiap angka yang telah kita cantumkan di borang. Salah satu contoh yang kami alami, ketika asesor menanyakan tentang keterserapan alumni di dunia kerja, referensi data yang kami gunakan adalah formulir alumni tracer. Asesor meminta untuk ditunjukkan formulir tersebut, dan menghitung tumpukan formulir tersebut satu-persatu untuk dicocokkan jumlahnya dengan angka di borang. Pelajaran berharga yang didapatkan adalah, setiap aktivitas sekecil apapun, harus kita dokumentasikan dari awal. Bahkan jika ada pertemuan kecil dengan mahasiswa, baiknya dibuat BAP. Penyusunan dokumennya-pun harus rapi dan terstruktur sehingga jika suatu saat dbutuhkan, mudah untuk dicari.
2. Bagian penyaji data fisik, baiknya merupakan orang-orang yang memang sehari-hari bekerja dengan data-data yang terkait. Alhamdulillah tidak ada masalah dalam pencarian dan penyajian data fisik selama visitasi berlangsung di kampus saya. Para penyaji data fisik adalah orang-orang yang mewakili bagian akademik, kemahasiswaan, kepegawaian, logistik, olahta, LPM, LPPM, laboratorium, perpustakaan.
3. Perlu diperhatikan layout ruangan visitasi. Layout meja di kampus saya membentuk huruf U. Pada dua sisi yang berhadapan adalah meja asesor berhadapan dengan meja Pengisi Borang, kemudian meja tempat penyajian data fisik ada di ujung meja asesor memanjang hingga ujung meja pengisi borang dan para penyaji data fisik duduk dibelakang meja tersebut. Ketika pengisi borang membutuhkan data fisik, bisa dengan mudah langsung memberikan kode kepada para penyaji data fisik.
4. Siapkan akomodasi seperti tempat sholat, air minum, terutama konsumsi snack dan makanan besar sebaik mungkin, mengingat visitasi akan memakan banyak energi.
5. Sebelum visitasi akreditasi dilaksanakan, lakukan simulasi visitasi dengan mengundang rekan sejawat yang faham seluk beluk akreditasi atau minimal pernah menjalani proses visitasi akreditasi. Hal ini perlu untuk mengetahui apa kira-kira poin yang kurang dalam borang milik kita dan apakah data-data fisik yang disediakan sudah lengkap.
6. Lakukan pertemuan untuk mensosialisasikan visitasi ini kepada mahasiswa dan segenap civitas kampus, termasuk cleaning service. Pengalaman kemarin di kampus saya, ketika asesor melakukan kunjungan ke lab dan bertemu dengan mahasiswa, asesor menanyakan tentang visi misi institusi dan prodi.
7. Terkait dengan poin 5, pemahaman tentang visi misi institusi dan prodi baiknya diberikan kepada dosen, karyawan dan mahasiswa jauh-jauh hari sebelum visitasi berlangsung. Komentar dari asesor di kampus saya adalah, mahasiswa dan karyawan baru sampai di tahap "hafal" namun belum sepenuhnya "paham" tentang visi misi institusi dan prodi.
8. Selain pengisi borang, baiknya jangan bicara atau mengemukaan pendapat ke asesor sebelum diminta oleh pengisi borang.
9. Selama visitasi, kita diperbolehkan mengajukan revisi dari borang yang sudah dibuat, revisi tentunya dapat dilakukan jika data atau bukti fisik revisi dapat kita sediakan.

Semoga bermanfaat..